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Die zunehmende Digitalisierung sorgt dafür, dass die IT immer mehr zu einem unverzichtbaren Standbein des Unternehmenserfolges aufsteigt. Egal ob E-Mail-Kommunikation, digital gespeicherte Kundendaten oder Webpräsenz – die IT sorgt für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Fallen wichtige Systeme aus, ist ein Unternehmen oft handlungsunfähig und erleidet einen hohen finanziellen Schaden.
Gleichzeitig steht die IT-Abteilung oft vor der immensen Herausforderung, geeignete Strategien und Konzepte für die Zukunft zu entwerfen. Angesichts der schnellen technischen Entwicklung gilt es, ständig über notwendige Investitionen und Optimierungen nachzudenken. Verpassen Unternehmen wichtige Trends, entsteht vielfach ein nicht aufzuholender Vorsprung der Konkurrenz.
Auf diese Weise entsteht oft ein gefährlicher Spagat: Die IT ist regelmäßig damit beschäftigt, das vorhandene System aufrechtzuerhalten und versucht nebenbei die Zukunft zu planen. Gerade angesichts der Tatsache, dass IT-Abteilungen in kleinen Unternehmen oft nur aus zwei Personen bestehen, kommt es schnell zu Engpässen. Ist eine Person krank oder im Urlaub, funktioniert die IT nur unzureichend.
Eine mögliche Lösung ist das Übertragen bestimmter Aufgaben auf einen Managed Service. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für die Strategieentwicklung und die IT ist weniger anfällig für Personalausfälle.
Bei einem Managed Service überträgt ein Unternehmen wiederkehrende IT-Aufgaben auf einen externen Dienstleister. Dieser nennt sich auch Managed Service Provider (MSP). Er nimmt der IT in der Regel monatlich Arbeit ab. Die Art und der genaue Umfang der Dienstleistungen sind im sogenannten Service Level Agreement (SLA) festgelegt. Hierbei vereinbaren die Parteien beispielsweise die Verfügbarkeit von IT-Systemen oder die Reaktionszeit im Falle einer Störung.
Managed Services unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von normalen Angeboten im Bereich der IT. Dies betrifft sowohl die Art der Arbeit von MSPs als auch deren Motivation.
Im Gegensatz zu klassischen IT-Services lösen Managed Services nicht ein einmaliges Problem. Stattdessen treten sie immer wieder in Aktion und übernehmen beispielsweise monatlich die E-Mail-Archivierung. Nicht zu verwechseln sind Managed Services mit dem technischen Support für bestimmte Hardware. Hier handelt es sich nicht um die Auslagerung von Aufgaben der IT.
Viele Dienstleister nehmen ihre Arbeit erst auf, wenn es bereits zu spät ist. Sie lösen bestehende Probleme in der IT und haben daher oft kein Interesse daran, vorbeugende Maßnahmen zu treffen. Einem Managed Service Provider ist es hingegen ein Bedürfnis, das Probleme erst gar nicht entstehen. Er sorgt dafür, dass alle Netzwerke, Systeme und andere Bestandteile der IT korrekt eingestellt sind. Auf diese Weise spart er dem Unternehmen und sich selbst Arbeit. Probleme führen oft zu ernsten Schwierigkeiten, wenn sie niemand behebt und verursachen dem MSP zusätzlichen Aufwand.
Besteht ein Problem mit der IT, kommt oft ein Fachmann vorbei und repariert den vorhandenen Schaden. Managed Service Provider arbeiten hingegen häufig mithilfe der Cloud. Auf diese Weise sind sie in der Lage, Leistungen zeitnah und ohne vorherigen Termin zu erbringen.
Da die Arbeiten im Rahmen des Managed Services vorhersehbar sind und immer wieder anfallen, ist eine Automatisierung möglich. Andere IT-Dienstleister sind auf Handarbeit angewiesen, da sie jeweils ein ganz bestimmtes Problem lösen. Die Leistungen von MSPs lassen sich hingegen beliebig skalieren und automatisieren, um die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten.
Die Anwendungsbereiche für Managed Services unterliegen praktisch keinen Grenzen. Es gibt jedoch bestimmte Standardaufgaben, die in vielen Unternehmen anfallen und sich besonders hierfür eignen.
Über das sogenannte Remote Monitoring and Management (RMM) ist es möglich, verschiedene Geräte aus der Ferne zu warten. Hierbei befindet sich intelligente Software auf Servern, PCs, Netzwerk- oder Mobilgeräten. Diese lässt sich über eine zentrale Management-Oberfläche steuern. Auf diese Weise erhalten die einzelnen Geräte aktuelle Updates oder lassen sich komfortabel einrichten. Hierbei sieht der MSP beispielsweise den Desktop des Geräts auf seinem PC und steuert es von dort aus.
Die Verwaltung des Antivirenschutzes und die Bereinigung der Festplatten sind ebenfalls beliebte Aufgaben. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise bestimmte Schwellenwerte für die Geräte festlegen. Sind diese überschritten, erhält der MSP eine Warnung und ist imstande, sofort zu handeln.
Bei einem Managed Print Service kümmert sich der MSP um die Netzwerkdrucker des Unternehmens. Hierbei wartet und konfiguriert er die Drucker zentral und einheitlich und beugt damit eventuellen Ausfällen vor.
Eine Managed Firewall hält die Firewall des Unternehmens regelmäßig auf dem aktuellen Stand und optimiert sie. Hierdurch ist es einfacher, Bedrohungen zuverlässig abzuwehren und eskalierende IT-Sicherheitskosten im Griff zu behalten.
Wesentlich umfangreicher ist die Managed Endpoint Security. Sie umfasst in der Regel sämtliche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens zum Schutz von Endgeräten. Dies sind beispielsweise Laptops, PCs oder Smartphones. Der Service umfasst hierbei neben der Firewall etwa einen stets optimalen Virenschutz und weitere Sicherheitsdienstleistungen.
Eine Archivierung der E-Mail-Kommunikation ist aufgrund verschiedener rechtlicher Vorgaben eine Pflicht für jedes Unternehmen. Sie ist jedoch zeitaufwändig und hat bestimmten Standards zu genügen. Mithilfe der Managed-E-Mail-Archivierung ist es möglich, diesen Prozess auszulagern. Der MSP archiviert die E-Mails rechtskonform und in regelmäßigen Abständen.
Managed Services bieten eine ganze Reihe von Vorteilen, die sowohl dem Geschäftsführer als auch den Mitarbeitern der IT zugutekommen.
Durch die Auslagerung alltäglicher Aufgaben bleibt mehr Raum für die Entwicklung zukunftsorientierter Strategien durch die IT. Geschäftsführer profitieren hiervon ebenfalls, da sie imstande sind, sich in größerem Maße auf die Leitung des Unternehmens zu konzentrieren.
Probleme in der IT sind geeignet, den Unternehmensablauf empfindlich zu stören. Je nach Geschäftsfeld genügt hierfür bereits ein Ausfall der Netzwerkdrucker. Da IT-Abteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen oft nur aus wenigen Personen bestehen, kommt es schnell zu Fehlern. Hierfür genügt es bereits, dass ein Mitarbeiter krank ist. Durch die regelmäßige Wartung über den Managed Service kommt es nicht zu derartigen Ausfällen. Auf diese Weise ist das Unternehmen immer in gleichem Maße produktiv.
Treten weniger Probleme auf, lassen sich die Kosten der IT besser im Auge behalten. Plötzliche Reparaturen führen oft zu empfindlichen Mehrausgaben. Mit Managed Services ist es einfacher, die entstehenden Kosten zu planen und Überlastungen zu verhindern.
Die Personalkosten verringern sich mit Managed Services ebenfalls. Um mit dem hohen Tempo der Digitalisierung mitzuhalten, ist es oft notwendig, mehr Personal für die IT einzustellen. Auch kostenintensive Schulungen für die Mitarbeiter sind aufgrund des Fortschritts vielfach erforderlich. Beim Managed Service greifen Unternehmen hingegen auf Experten zurück, die von sich aus über das neueste Know-how verfügen. Diese sind auf bestimmte Arbeiten spezialisiert und erledigen diese besonders effizient.
Kleine und mittelständische Unternehmen verfügen oft nicht über die Technik und die Infrastruktur von größeren Firmen. Hierdurch sind sie oft im Nachteil, wenn es darum geht, effizient zu arbeiten. Managed Services gleichen diesen Nachteil teilweise aus. Auch kleine Unternehmen greifen hier auf dieselben Ressourcen zurück wie die Marktführer und profitieren von der Auslagerung bestimmter Aufgaben. Dies betrifft sowohl bestimmte Technologien als auch das Fachwissen der MSPs.
Der Datenschutz spielt eine zunehmend größere Rolle in Unternehmen. Der elektronische Informationsaustausch nimmt stetig zu. Hierdurch besteht das Risiko, dass Hacker die Daten abgreifen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Unternehmen, dafür zu sorgen, dass etwa Kundendaten nicht in die falschen Hände gelangen. Gerade in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind im Falle eines Datenlecks teils empfindliche Strafen vorgesehen.
Bei der Auslagerung der Wartungsarbeiten ist hingegen sichergestellt, dass ein Unternehmen auf dem aktuellen Stand bleibt. Der MSP versorgt die Systeme regelmäßig mit neuen Updates und Patches. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der Datenschutz im Laufe des Tagesgeschäfts nicht ins Hintertreffen gerät.
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